Pendahuluan

Dalam sistem manajemen laboratorium berbasis SNI ISO/IEC 17025:2017, proses kaji ulang manajemen atau disinkat KUM merupakan kegiatan strategis yang dilakukan untuk mengevaluasi sejauh mana sistem mutu laboratorium berjalan secara efektif. KUM tidak hanya berfungsi sebagai bentuk pemenuhan terhadap klausul 8.9 dalam ISO 17025, tetapi juga sebagai instrumen pengambilan keputusan untuk arah perbaikan dan pengembangan laboratorium di masa mendatang.

Laboratorium yang menerapkan ISO 17025 diwajibkan melakukan kaji ulang manajemen secara berkala, setidaknya satu kali dalam setahun. Proses ini melibatkan seluruh pemangku kepentingan internal, terutama manajemen puncak, untuk memastikan semua aspek dalam sistem manajemen mutu berjalan sesuai kebijakan, sasaran mutu, dan kebutuhan pelanggan.

Apa Itu Kaji Ulang Manajemen?

Kaji ulang manajemen adalah proses sistematis yang digunakan untuk menilai kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem manajemen mutu laboratorium. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa laboratorium terus beroperasi sesuai standar, merespons perubahan lingkungan internal maupun eksternal, serta mendorong perbaikan berkelanjutan.

Proses ini sangat penting karena:

• Memberikan ruang reflektif atas kinerja sistem selama periode waktu tertentu,

• Mendeteksi kelemahan atau peluang yang mungkin terlewatkan dalam kegiatan harian,

• Menjadi dasar dalam perencanaan program kerja dan sasaran mutu tahunan,

• Mendukung keterlibatan aktif manajemen dalam arah strategis laboratorium.

Ruang Lingkup Kaji Ulang Manajemen

KUM mencakup evaluasi atas :

• Performa laboratorium selama setahun terakhir,

• Pencapaian sasaran mutu dan program kerja,

• Efektivitas pelaksanaan audit internal dan tindakan korektif,

• Kesesuaian kebijakan mutu dan prosedur yang diterapkan,

• Kinerja teknis dan ketepatan hasil pengujian/kalibrasi,

• Umpan balik pelanggan dan pengaduan,

• Sumber daya manusia, fasilitas, dan kompetensi teknis,

• Hasil uji banding dan uji profisiensi,

• Identifikasi risiko dan peluang peningkatan.

Input Wajib dalam Kaji Ulang Manajemen

Berdasarkan ISO/IEC 17025:2017 klausul 8.9.2, KUM harus mempertimbangkan setidaknya 15 poin penting, di antaranya:

1. Perubahan konteks eksternal dan internal laboratorium,

2. Evaluasi pencapaian sasaran mutu,

3. Ulasan kebijakan mutu dan sistem dokumentasi,

4. Status tindakan korektif sebelumnya,

5. Hasil audit internal dan eksternal,

6. Ketidaksesuaian dan pengaduan pelanggan,

7. Volume dan cakupan layanan laboratorium,

8. Umpan balik dari personel internal dan pelanggan,

9. Efektivitas tindakan peningkatan,

10. Ketersediaan dan kecukupan sumber daya,

11. Evaluasi risiko dan peluang,

12. Kualitas hasil pengujian (misalnya melalui PT atau ILC),

13. Validasi/verifikasi metode pengujian,

14. Efektivitas pelatihan dan kompetensi teknis,

15. Peninjauan dokumentasi sebelumnya.

Output Kaji Ulang Manajemen

Klausul 8.9.3 menekankan bahwa hasil KUM harus mencakup:

• Keputusan atas efektivitas sistem manajemen mutu,

• Penetapan tindakan peningkatan berkelanjutan,

• Evaluasi kebutuhan sumber daya,

• Perubahan kebijakan atau prosedur sistem mutu,

• Penetapan program kerja dan sasaran mutu untuk periode selanjutnya.

KUM yang baik menghasilkan dokumentasi yang mendalam tentang apa yang telah berjalan dengan baik, apa yang perlu ditingkatkan, dan bagaimana arah laboratorium ke depan direncanakan berdasarkan data dan masukan dari seluruh aspek operasional.

Dokumentasi dan Tindak Lanjut

Seluruh proses kaji ulang manajemen harus terdokumentasi dengan baik. Minimal mencakup:

• Notulen atau berita acara rapat,

• Daftar hadir peserta kaji ulang,

• Laporan evaluasi capaian sasaran mutu,

• Ringkasan audit internal dan eksternal,

• Laporan analisis risiko dan peluang,

• Keputusan dan rencana tindak lanjut yang disepakati.

Setelah kaji ulang manajemen selesai, semua hasil dan rencana aksi harus ditindaklanjuti sesuai tenggat waktu. Penting bagi manajemen untuk memastikan bahwa setiap tindakan memiliki PIC (person in charge), tenggat waktu, dan indikator keberhasilan.

Best Practice: Evaluasi Efektivitas

Agar kaji ulang manajemen menjadi lebih dari sekadar kegiatan tahunan formalitas, berikut tips yang dapat diterapkan:

• Libatkan seluruh kepala bagian atau unit teknis,

• Gunakan data kuantitatif dan grafik kinerja,

• Tampilkan hasil survei kepuasan pelanggan dan hasil audit secara visual,

• Sertakan pemaparan singkat dari penanggung jawab mutu dan teknis,

• Jadikan forum ini sebagai ajang pembelajaran dan refleksi tim,

• Pastikan hasil rapat ditindaklanjuti dalam rapat koordinasi berikutnya.

Kesimpulan

Kaji ulang manajemen adalah kegiatan penting dalam siklus manajemen mutu laboratorium. Proses ini memastikan bahwa laboratorium tidak hanya sekadar berjalan sesuai prosedur, tetapi juga memiliki arah, target, dan strategi untuk terus berkembang. Dengan melibatkan manajemen secara aktif dalam kaji ulang manajemen, laboratorium akan lebih adaptif terhadap perubahan, responsif terhadap masukan pelanggan, dan proaktif dalam meningkatkan mutu layanan.

Baca juga artikel lainnya

Verifikasi dan Validasi Metode Mikrobiologi : Menjamin Keabsahan Hasil Uji Laboratorium

Tanya Jawab Seputar Jaminan Mutu Pengujian di Laboratorium

Manajemen Risiko dan Peluang dalam Implementasi ISO 17025 : 2017

Jaminan Mutu Hasil Uji Laboratorium Berdasarkan ISO/IEC 17025:2017

Bromat dalam Air Mineral? Ini Faktanya! Cara Analisa Bromat Pada AMDK

Mengapa Audit Internal Sistem Manajemen Mutu Penting?

Pemahaman & Implementasi ISO 17025, Definisi, Langkah-Langkah dan Manfaat

Verifikasi dan Validasi Metode Uji Kimia : Langkah Penting dalam Memastikan Akurasi Hasil Pengujian

Lichem Academy : Program Training dan Sertifikasi Personel Laboratorium & Industri